Een allround of expert virtual assistant inhuren?

Ben je in jouw zoektocht naar een virtual assistant, VA’s tegengekomen die meerdere rollen kunnen vervullen? Of juist VA’s met een specialisatie? Dan kan de zoektocht naar de juiste VA voor enige verwarring zorgen. Waar virtual assistants in het verleden vooral een brede ondersteunende rol hadden, komt het steeds vaker voor dat VA’s voor een specialisatie kiezen. Dan is er nog een groep VA’s die de groei naar Online Business Manager maken of beslissen om zich volledig te focussen op de werkzaamheden waar ze goed in zijn en vooral leuk vinden. Door de verschillende rollen van een VA, verwijzen we binnen de VA community ook nog wel eens naar de allround VA en de expert VA. In deze blog ga ik dieper in op de voor- en nadelen van het inhuren van de verschillende type VA’s.

De voordelen van een allround VA:

• Een allround virtual assistant kun je het beste inzetten wanneer je merkt dat je overloopt in het uitvoeren van veel verschillende taken waar je eigenlijk geen tijd voor hebt of geen zin in hebt. Een allround VA is vaak op de hoogte van vele systemen, is multi-inzetbaar en kan daardoor ook snel schakelen.
• Je werkt samen met één VA die op de hoogte is van alle ins- en outs van jouw bedrijf. De VA zet zich dan proactief in op wat er nodig is voor jouw bedrijf en waar er een verbeterslag gemaakt kan worden.
• Directe communicatie doordat je met één VA werkt.

De nadelen van een allround VA:

• Ze weten vaak genoeg van alles, wat handig kan zijn voor algemene ondersteuning maar soms is dat niet genoeg.
• Wanneer je iets nodig hebt waar specifieke kennis voor nodig hebt, kan het zo zijn dat de allrounder het aflegt van de specialist. Denk bijvoorbeeld aan het schrijven van tekst wat SEO-goedgekeurd is, of een speciale HTML-codering. Een specialist zal dat sneller oppakken dan een allrounder
• Een allround VA zou in staat kunnen zijn om zich te verder te verdiepen; nadeel is dat de opdracht dan langer duurt met de uitvoering. Meer uren kan meer kosten zijn, maar dat hangt af van de afspraak die je maakt met de VA.

De voordelen van een expert VA:

• Een expert virtual assistant is echt op de hoogte van alle ins- and outs binnen haar specialisme.
• Doordat de VA is gespecialiseerd, wordt het project in korte tijd uitgevoerd.
• Door alle gespecialiseerde kennis mag je ook verwachten dat de opdracht tot een hoger niveau wordt gebracht; er zal echt een shift gemaakt worden voor jouw bedrijf.
• Een expert VA zou naast haar specialisatie ook nog eens kunnen ondersteunen bij de uitvoering. Neem bijvoorbeeld een specialist in SEO die in eerste instantie de gaten in jouw bedrijf vindt. Als ondersteuning zou de VA kunnen helpen met een zoekwoordenonderzoek of het herschrijven van webteksten.

De nadelen van een expert VA:

• Doordat ze zich specialiseren hebben ze ontzettend veel kennis in hun vak, wat zich ook vaak kan vertalen naar een hoger uurtarief.
• Werk je met meerdere expert-VA’s dan betekent dat ook dat je meerdere communicatielijnen hebt. Hoeft absoluut geen probleem te zijn, mits je daar de tijd voor hebt.

Hoe weet je of je een allround of specialist VA nodig hebt?

• Ben je iemand die kan delegeren of zit je er liever bovenop? Wanneer je continue aan het micro-managen bent dan heeft het uitbesteden namelijk (nog) geen zin. Een goede VA (allround of expert) moet uiteindelijk zelfstandig kunnen werken, zodat jij je kan focussen op andere werkzaamheden binnen het bedrijf.
• Maak eerst een lijst met werkzaamheden of doelen om te kijken waar je een VA voor nodig hebt. Zijn het ondersteunende werkzaamheden of werkzaamheden die overgenomen kunnen worden, dan zou een samenwerking met een allround VA prima zijn. Merk je dat je een specialisatie nodig hebt, dan zou een expert-VA kunnen helpen.
• Heb je al een allround VA, overleg of dit iets is wat zij zelf zou willen oppakken of dat het beter is dat er hulp wordt ingeschakeld van een expert. De communicatie kun je dan alsnog via één VA laten gaan, zodat je met korte lijnen werkt.
• Heb je liever dat iets van A tot Z wordt opgezet en goed, dan kun je overwegen of je het inschakelen van een expert kan werken. Vaak wordt er bij oplevering nog de mogelijkheid gegeven om te leren hoe je zelf snel iets kan aanpassen of wordt er een support aangeboden. Dat laatste kan enorm goed werken, omdat de expert VA in kwestie jouw project van voor naar achteren kent.
• Wil je met meerdere personen schakelen of vind je het prettiger om alles via één persoon te laten lopen? Het uitbreiden van jou team moet jou namelijk verlichting geven en geen stress opleveren. Of tijd kosten vanwege alle overleggen die je met de verschillende VA’s zult hebben.

In mijn vorige blog kun je inspiratie opdoen van de werkzaamheden die een VA voor jou kan uitvoeren. Wanneer je merkt dat een aantal werkzaamheden echt onder een specifieke categorie vallen, dan weet je al een beetje waar je naar moet zoeken in een VA. Leg tijdens een kennismakingsgesprek de werkzaamheden voor en je zult uiteindelijk de juiste combinatie voor jouw bedrijf vinden. En omdat jouw bedrijf zich in verschillende fases bevindt, kan het heel goed zijn dat je om de zoveel tijd moet switchen naar een VA die beter aansluit bij de groei van jou en jouw bedrijf.

Heb jij ondersteuning bij het opzetten van online tools of website onderhoud? Plan dan een kennismakingsafspraak in en dan bespreken we de mogelijkheden. Heb je ondersteuning nodig voor andere werkzaamheden? Plaats dan een oproep via de Blueberry Dynamic Community!